Politique de Confidentialité

Cette politique présente les traitements de données effectués par GetBill pour son site et ses relations commerciales, ainsi que son rôle dans le service de relance fourni à ses clients. Pour les dossiers de débiteurs confiés par un client, ce client détermine les finalités et les règles du traitement ; GetBill intervient comme sous-traitant dans le cadre convenu.

**ÉDITEUR :** GetBill SAS, immatriculée sous le SIRET 941 074 098 00018, dont le siège social est situé au 22 rue Barrault, 75013 Paris, France. Contact : contact@getbill.io. **DIRECTEUR DE LA PUBLICATION :** Joachim Mercier. **HÉBERGEUR :** Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg.

GetBill est responsable des traitements liés à son site et à sa relation avec ses clients et prospects. Pour les dossiers de débiteurs confiés à la plateforme, le client concerné est responsable du traitement et GetBill agit pour son compte. Pour joindre GetBill au sujet de la protection des données : contact@getbill.io.

Lorsque vous souscrivez à nos services, les données suivantes peuvent être traitées : - Identification : prénom et nom, adresse e-mail et numéro de téléphone professionnels - Facturation : numéro de TVA, adresse postale et pays - Données techniques : adresses IP, nom de domaine, identifiant de compte et données d'authentification - Utilisation : connexions et navigation, commandes, réclamations, incidents et abonnements.

Selon la prestation activée, les dossiers transmis par le client peuvent contenir identité, coordonnées, références et montants des créances, historique des relances et paiements. Les appels peuvent produire un enregistrement et une transcription nécessaire au déroulement de l'échange et au contrôle qualité. GetBill ne conserve pas actuellement de corpus de transcriptions destiné à améliorer les scénarios entre clients. Une personne peut communiquer spontanément des informations sensibles pendant un échange ; leur collecte n'est pas demandée pour la prestation.

Pour les traitements dont GetBill est responsable, les données nécessaires à la gestion du compte client et à la fourniture du service sont traitées selon les bases juridiques applicables à la relation concernée. Pour les dossiers de débiteurs, les finalités et la base juridique sont définies par le client responsable du traitement ; GetBill exécute les instructions convenues.

Lorsque GetBill est responsable du traitement, son intérêt légitime peut fonder la sécurité du service, la prévention des abus et l'amélioration de son site et de sa relation commerciale, sous réserve des droits des personnes. Les données des dossiers confiés par les clients ne sont pas réutilisées pour une finalité propre d'amélioration entre clients sans autorisation écrite spécifique du responsable concerné.

Les cookies soumis à consentement sont utilisés selon les choix exprimés sur le site. L'enregistrement des appels, l'information des personnes et les autres traitements liés aux dossiers de débiteurs sont définis avec le client responsable du traitement selon la base juridique applicable. GetBill traite aussi les données nécessaires au respect de ses obligations légales et à l'assistance apportée pour l'exercice des droits.

GetBill communique les données aux fournisseurs techniques nécessaires à la prestation et, pour les dossiers de débiteurs, selon le périmètre convenu avec le client responsable. GetBill ne vend ni ne loue les données personnelles à des tiers pour leur marketing. Les fournisseurs mobilisables et leurs fonctions figurent dans la documentation fournisseur ; les accords de sous-traitance applicables sont disponibles sur demande. Les communications imposées par la loi sont traitées selon les règles applicables.

Les dossiers de créance ne sont pas supprimés automatiquement en raison de leur ancienneté : le client peut les supprimer dans l’interface ou demander à GetBill de le faire, selon ses obligations et les instructions convenues. Les audios du stockage principal suivent actuellement une expiration à 180 jours pour les objets courants ; les versions antérieures peuvent subsister 180 jours après leur remplacement ou suppression. Le plafond de 180 jours pour toutes les versions n’est pas encore activé. Une tâche quotidienne demande la suppression des appels chez Retell lorsqu’ils atteignent sept jours, avec report possible si l’archive locale nécessaire manque ; cette demande ne prouve pas l’effacement des sauvegardes ou des copies de ses sous-traitants. Les rapports de contrôle qualité sont purgés à 30 jours. Les prévisualisations et exports sont nettoyés par l’application à sept jours, leurs copies de stockage suivent une expiration à 14 jours pour les objets courants, puis à 1 jour après remplacement pour les prévisualisations et 14 jours après remplacement pour les exports. Les sauvegardes automatiques de la base ont une rétention de 30 jours ; l’expiration récurrente des snapshots manuels à 30 jours n’est pas encore activée. Les autres catégories suivent les durées contractuelles et obligations applicables.

L'infrastructure applicative principale est hébergée dans la région AWS Paris. Certains fournisseurs participant à la prestation peuvent traiter des données ou y accéder hors de l'Espace économique européen. Les transferts concernés sont encadrés par les mécanismes prévus dans les accords applicables, notamment les clauses contractuelles types lorsqu'elles sont utilisées. La liste des fournisseurs et les documents contractuels applicables peuvent être demandés à GetBill.

GetBill applique des mesures adaptées aux risques du service : chiffrement des données au repos et en transit, contrôle des accès par rôle, journalisation, sauvegardes et gestion des incidents. L'authentification multifacteur peut être rendue obligatoire par chaque entreprise cliente pour ses utilisateurs. Un test d'intrusion externe a été réalisé en juillet 2026. Les mesures détaillées sont décrites dans la documentation fournisseur.

La plateforme peut automatiser des étapes de relance et utiliser un agent vocal selon les règles définies avec le client. Les décisions ayant des effets financiers ou juridiques relèvent des règles et validations prévues pour chaque prestation. Pour contester une relance ou demander une intervention humaine, contactez le créancier indiqué dans le message ou écrivez à contact@getbill.io afin que votre demande lui soit transmise.

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement ou la limitation de vos données, vous opposer à certains traitements, demander la portabilité lorsqu'elle s'applique et saisir la CNIL. Pour les données d'un dossier confié à GetBill, le client concerné est responsable de la réponse ; GetBill l'assiste selon les instructions convenues. Vous pouvez écrire à contact@getbill.io ou utiliser le formulaire du site. Les demandes d'accès et d'effacement font l'objet d'un examen avec le client responsable avant toute transmission ou modification d'un dossier. Une preuve d'identité complémentaire n'est demandée que si l'identité ne peut pas être établie autrement. La réponse intervient dans les délais légaux.

L’agent vocal indique sa nature artificielle et son identité selon le parcours convenu avec le client. L’information préalable, les canaux de contact et les règles d’enregistrement dépendent de la prestation. Le transfert ou la reprise d’appel par un humain est une fonctionnalité configurable par le client, qui organise les conseillers disponibles et leurs horaires. Les audios disponibles servent à documenter les échanges, au contrôle qualité du service et à l’examen des retours des clients. Les bugs signalés sur le portail suivent un circuit technique distinct des demandes RGPD. Toute réutilisation pour améliorer les services dépend des accords applicables ; lorsqu’un accord exclut tout usage secondaire, cette exclusion couvre aussi les données dites anonymisées. Aucun fine-tuning de modèles n’est actuellement réalisé par GetBill. Les fournisseurs de la chaîne vocale ne sont pas autorisés à entraîner leurs modèles sur les données confiées.

GetBill dispose d’une procédure de gestion des incidents et d’un plan de contrôle annuel. Un test de restauration du 2 septembre 2026 et une revue des accès du 4 septembre 2026 sont documentés. Le pentest externe VAADATA de juillet 2026 et les corrections de ses recommandations sont confirmés par le CTO ; aucun second audit n’a été réalisé à ce stade. GetBill dispose d’une assurance, confirmée par sa direction ; sa couverture relève de la police applicable. Les outils de revue qualité sont disponibles ; la formalisation du système qualité et de la documentation IA vise Q1 2027, et les tests de non-discrimination Q2 2027. Ces objectifs ne sont pas des attestations de contrôles déjà effectués. L’évaluation des risques et des usages IA est adaptée au périmètre de chaque client.